Comment faire un devis ?

Pourquoi et quand établir un devis ?

Un devis est un document essentiel pour toute entreprise ou professionnel offrant des prestations de services. Il s’agit d’un document qui formalise l’accord entre le client et le prestataire sur les prestations proposées, l’estimation du prix et les conditions de paiement. 

Que vous soyez dans le domaine du bâtiment, de la prestation de service ou de la vente de produits, rédiger un devis est obligatoire pour sécuriser votre relation avec le client.

Cas où le devis est obligatoire

Selon le type de prestation de services, le devis peut être obligatoire, comme les travaux et dépannages ou l’équipement de maison. 

C’est également le cas pour les prestations de déménagement, les réparations, et toute prestation de service dépassant un montant supérieur ou égal à 150 euros. 

Le devis engage le professionnel une fois signé par le client et garantit la transparence des prix pour éviter toute ambiguïté.

Les éléments obligatoires d’un devis

Lors de la rédaction du devis, plusieurs mentions doivent figurer de manière obligatoire pour être conforme à la loi. Voici les éléments essentiels à indiquer pour faire un devis professionnel :

• Nom et adresse de la société et du client
• Date de création du devis
• Description détaillée des prestations
• Prix unitaire de chaque produit ou service, quantité et total à payer
• Mention de la TVA ou l’indication “TVA non applicable” selon votre forme juridique
• Conditions de paiement et durée de validité

Pour clarifier ces informations, voici un tableau des mentions obligatoires et facultatives :

Personnaliser le devis selon le secteur d’activité et le client

Adapter un devis en fonction de votre domaine d’activité est essentiel pour montrer au client que vous êtes attentif à ses besoins. Par exemple, dans le secteur du bâtiment, des frais de déplacement ou de main d’œuvre peuvent être inclus pour une estimation plus précise. 

Dans le secteur des services destinées à compenser la perte d’autonomie comme l’appareillage auditif ou l’optique médicale, assurez-vous d’ajuster chaque prestation pour une transparence totale.

Transparence des prix et conditions spécifiques

La transparence dans vos prix est cruciale. Pour les services avec des taxes comprises ou des frais supplémentaires (ex. frais de déplacement), détaillez chaque ligne de prix unitaire pour garantir la satisfaction du client.

Étapes pour créer un devis clair et complet

1. Collecter les informations de base : le nom, l’adresse et les données personnelles du client.
2. Décrire chaque prestation : indiquez le type de prestation, le coût unitaire et la quantité.
3. Mentionner les conditions de paiement : précisez la date d’échéance et les modalités.
4. Calculer le montant total : assurez-vous de l’exactitude des montants et des taxes (HT et TTC).
5. Définir la validité du devis : cette période peut varier selon l’activité, mais elle est généralement de 30 jours.

En anticipant toutes ces étapes en amont de l’établissement du devis, cela vous permet de gagner du temps et de garantir une présentation professionnelle.

Utiliser un modèle de devis pour gagner du temps

Créer un modèle de devis peut être une solution rapide pour les créateurs d’entreprise et les professionnels. Il est possible d’utiliser des modèles gratuits ou payants avec un logiciel de devis, un fichier Excel, ou des outils en ligne comme générateur de devis. Voici quelques avantages pour chaque méthode :

Vous pouvez trouver des modèles de devis en ligne ou utiliser notre exemple de devis gratuit ci-dessous. Cela vous permet de faciliter la gestion des documents et d’assurer un gain de temps important lors de la création de devis multiples.

Voici un exemple de devis : 

Points à vérifier avant de transmettre un devis

Avant de transmettre le devis, effectuez une vérification complète pour éviter toute erreur. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes, incluant la date du devis, les conditions générales de vente et les mentions obligatoires.

Liste de vérifications

• Exactitude des données personnelles du client
• Clarté de la prestation et des conditions de paiement
• Montant total à payer, incluant toutes taxes
• Vérification des mentions légales

Lire aussi : Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture

Conseils pour optimiser la gestion des devis et la facturation

Pour une gestion efficace, le premier conseil est d’utiliser un logiciel de devis qui permet de suivre facilement chaque devis jusqu’à sa facturation. Cette méthode aide à gérer sa comptabilité en centralisant les données et en assurant la protection des données, tout en garantissant une conformité du contenu du devis. Les entreprises qui souhaitent gagner du temps trouveront également un avantage à l’automatisation des processus.

Suivi de la facturation

Si votre client accepte le devis, vous devez transformer ce dernier en facture. Les informations essentielles comme le nom du client, la raison sociale de l’entreprise, la tva, et les montants doivent être identiques au devis original. 

Établir un devis avec Zen Pro +

Avec Zen Pro +, logiciel de facturation, la gestion de vos devis et factures est simplifiée grâce à des fonctionnalités intuitives et performantes :

• Création de devis détaillés : créez vos devis en quelques clics en insérant des prestations à partir d’un catalogue prédéfini, avec la possibilité de personnaliser chaque document avec votre logo et vos informations d’entreprise.
• Transformation rapide en facture : vous pouvez ainsi facturer un devis en un seul clic, en conservant automatiquement toutes les informations essentielles (nom du client, raison sociale, TVA, montants).
• Envoi facile des documents : envoyez vos devis et factures directement par e-mail ou courrier postal depuis l’interface, facilitant ainsi la communication avec vos clients.
• Tableau de bord intuitif : profitez d’une vue d’ensemble sur votre activité grâce à un tableau de bord qui affiche les devis en cours, les factures à relancer, les interventions programmées et les prochains rendez-vous.
• Gestion centralisée du portefeuille clients : organisez et consultez toutes les informations clients en un seul endroit de manière simple pour un meilleur suivi et une relance efficace des devis et factures.

Ces fonctionnalités permettent aux professionnels de gagner du temps et de gérer leurs devis et factures de manière efficace avec Zen Pro +.

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FAQ 

Fournir un devis est-il obligatoire pour toutes les prestations ?

Un devis est obligatoire pour certains secteurs, en particulier pour les travaux et dépannage, ou pour des montants supérieurs ou égaux à 150 euros.

Comment gérer la TVA sur un devis ?

Mentionnez le taux de TVA applicable ou, si la TVA n’est pas applicable, ajoutez la mention “TVA non applicable” selon l’article de loi correspondant.

Quelles sont les mentions légales à inclure dans un devis ?

Les mentions obligatoires incluent : nom et adresse du client, date d’établissement du devis, montant total, conditions de paiement et la mention de la TVA.