Tout savoir sur la facturation en prestation de service

Qu’est-ce qu’une prestation de service ?

Une prestation de service désigne une activité où un professionnel fournit un service spécifique à un client. Cela peut inclure des services de conseil, de formation, de maintenance, de réparation, etc. Contrairement à la vente de marchandises, la prestation de services repose sur une expertise ou un savoir-faire spécifique.

La facture de prestation de service détaille la nature du service effectué, le nombre d’heures, le taux horaire ou le prix forfaitaire convenu, et le montant total à payer. Elle matérialise un contrat de service entre le prestataire de services et le client et compte comme un élément de preuve juridique important.

Elle a donc une valeur commerciale et comptable, puisqu’elle formalise la demande de paiement au client et constitue un justificatif du chiffre d’affaires du prestataire. Au niveau fiscal, c’est un document obligatoire pour les démarches administratives. Il sert de support notamment à l’exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).

Les mentions obligatoires de la facturation

Les factures doivent respecter plusieurs mentions obligatoires en France. Peu importe votre statut, il est toujours nécessaire d’être à jour selon l’évolution des articles de loi. En effet, lorsque vous facturer une prestation, il est important de respecter les règles de facturation. Voici les principaux éléments à inclure dans vos factures :

1. Identité du client et du vendeur : les noms et adresses de l’émetteur de la facture (prestataire) et du client. Le numéro SIRET du prestataire et le numéro SIREN du client doivent également apparaître sur la facture.
2. Numéro de facture : chaque facture doit avoir un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Les numéros peuvent être simples (1, 2, 3…) ou contenir des préfixes basés sur l’année (2024-001, 2024-002…). La cohérence et l’absence de trous dans la séquence sont essentielles.
3. Date de la facture : la date à laquelle la facture est émise.
4. Description des services : nature du service rendu avec une description détaillée des prestations fournies.
5. Montant hors taxes (HT) : le coût des services avant l’application de la TVA.
6. Taux et montant de la TVA : le taux de TVA applicable et le montant correspondant. Le taux de TVA applicable dépend de la nature de la prestation : 20% pour les prestations standard, mais des taux réduits (5,5% ou 10%) peuvent s’appliquer dans certains cas. Si la TVA n’est pas applicable, cela doit également être mentionné.
7. Montant toutes taxes comprises (TTC) : le coût total incluant la TVA.
8. Conditions de paiement : les modalités de paiement et la date limite de règlement. Par exemple, 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
9. Mentions légales : toute autre mention obligatoire telle que les pénalités en cas de retard de paiement.

Facturation pour les auto-entrepreneurs

En tant qu’auto-entrepreneur, l’obligation de facturation présente des spécificités qu’il est crucial de respecter, même si celle-ci est électronique. Pour facturer vos clients, vous devez donc réaliser un document complet qui va comporter certaines mentions obligatoires afin d’être conforme à la législation. Voici les éléments à faire figurer sur vos factures si vous êtes entrepreneur individuel :

1. Numéro SIRET : le numéro de SIRET de l’auto-entrepreneur, mais également le numéro SIREN du client (s’il est professionnel) depuis le 1er juillet 2024.
2. Numéro de TVA : si applicable, le numéro de TVA intracommunautaire.
3. Mention de la franchise en base de TVA : indiquer “TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts” pour les auto-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA.
4. Identité du client : les coordonnées complètes du client.
5. Date d’émission : la date à laquelle la facture est émise.
6. Description détaillée des services : une description claire et précise des prestations de services réalisées.

Facturation pour les entreprises individuelles et les sociétés

Une entreprise individuelle et une société doivent également respecter des règles strictes en matière de facturation. Voici quelques points importants qui concerne ce statut dans la réalisation des factures :

1. Adresse du siège social : inclure l’adresse de facturation de l’entreprise.
2. Dénomination sociale : le nom ou dénomination sociale de la société tel qu’enregistré au registre du commerce.
3. Numéro de TVA intracommunautaire : le numéro de TVA de l’entreprise.
4. Date d’échéance du règlement : indiquer clairement la date d’échéance du paiement.
5. Montant total TTC : le montant total de la facture, incluant toutes les taxes.

Comment établir une facture de prestation de service ?

Entre professionnels, la facturation est obligatoire. Établir une facture de prestation de service conforme aux normes légales est essentiel pour toute entreprise. Voici un rappel des étapes pour créer une facture ainsi qu’un modèle prêt à l’emploi.

Étapes pour établir une facture de prestation de service

Avant de faire une facture, il est primordial de préparer toutes les informations nécessaires, en reprenant la liste des obligations légales selon votre statut juridique. 

Vous devrez ensuite appliquer un numéro unique et séquentiel pour la numérotation des factures de prestations et indiquer clairement les conditions de paiement. Veillez surtout à respecter les mentions légales telles que les pénalités de retard, les remises éventuelles et les conditions générales de vente. Avant d’émettre une facture, pensez à bien vérifier toutes les informations.

Vous pouvez ensuite transmettre la facture à votre client, soit au moment de la livraison, dans le cas d’une vente de produits, soit à la fin de l’exécution de la prestation de services. Si vous effectuez régulièrement des prestations de services pour le compte d’une entreprise, vous pouvez également établir une facture chaque mois. 

Modèle de facture de prestation de service

Description de la prestation : [Titre de la prestation de service]

Conditions de paiement :

• Délai de paiement : par exemple, 30 jours à compter de la date de facturation
• Mode de paiement : virement bancaire, chèque, etc.
• Pénalités de retard : préciser le taux et les conditions

Informations supplémentaires :

En cas de litige, seul le tribunal de [ville] sera compétent.

TVA non applicable, article 293 B du CGI (à inclure si applicable).

Coordonnées bancaires :

Banque : [Nom de la banque]

IBAN : [Numéro IBAN]

BIC : [Code BIC]

Conseils pour la facturation d’un professionnel à un particulier

La réalisation de prestations de services pour des particuliers est autorisé, mais il est obligatoire d’établir une note : 

• Dès lors que le montant est supérieur à 25 euros TTC
• Si le client le demande
• Ou pour certains travaux immobiliers

Cette note doit être créée en double exemplaire, l’original étant remis au client, et doit contenir certaines mentions obligatoires : 

• Date de rédaction de la note
• Nom et adresse de l’entreprise
• Nom du client, sauf opposition de sa part
• Date et lieu d’exécution de la prestation 
• Décompte détaillé, en quantité et en prix de chaque prestation fournie
• Montant total à payer

Erreurs et sanctions à connaître 

Erreurs courantes à éviter

Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs de facturation peuvent se produire. Voici les plus courantes et comment les éviter :

1. Informations manquantes : il est fréquent d’oublier d’inclure des informations obligatoires telles que le numéro de TVA intracommunautaire. Par exemple, une facture sans ce numéro pourrait être considérée comme non conforme.
2. Numérotation incorrecte : l’utilisation d’une numérotation non chronologique ou avec des ruptures peut entraîner des sanctions. Pour éviter cela, utilisez un logiciel de facturation comme Zen Pro + qui automatise la numérotation.
3. Erreurs de calcul : des erreurs dans le calcul des montants HT, de la TVA ou du TTC peuvent survenir. Une vérification minutieuse avant l’envoi de la facture est essentielle.
4. Non-respect des délais : ne pas respecter les délais d’envoi des factures ou de paiement peut entraîner des pénalités. Par exemple, envoyer une facture plus de 15 jours après la prestation est une erreur courante.
5. Non-conservation des factures : pour des raisons fiscales, il est obligatoire de conserver toutes les factures dans un délai minimum de six ans. D’un point de vue commercial, la conservation des factures va jusqu’à dix ans. 

En cas d’erreur ou de rectification, il n’est pas possible de supprimer une facture déjà émise. Deux solutions s’offrent à vous :

• Établir une nouvelle facture avec la mention “facture rectificative” et faire référence à la facture initiale.
• Émettre une note d’avoir si une remise ou un remboursement est accordé, mentionnant les détails de la facture originale.​ 

Sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des obligations de facturation peut entraîner diverses sanctions, souvent financières, mais également pénales dans certains cas :

1. Amendes fiscales : selon l’article 1737 du CGI, l’absence de mention obligatoire sur une facture peut entraîner une amende de 15 € par mention manquante, avec un maximum de 25 % du montant de la facture.
2. Pénalités pour retard de paiement : le non-respect des délais de paiement peut entraîner des pénalités de retard. Par exemple, une entreprise qui paie ses factures en retard peut être obligée de payer des intérêts de retard au taux minimum légal de 3 fois le taux d’intérêt légal.
3. Sanctions pénales : en cas de manquement avéré, telle que la falsification de factures, des sanctions pénales peuvent être appliquées, incluant des peines de prison. L’article L441-1 du Code de commerce prévoit des sanctions allant jusqu’à 75 000 € d’amende et deux ans de prison pour la facturation irrégulière.

Les avantages d’un logiciel de facturation comme Zen Pro +

L’utilisation d’un logiciel de facturation présente de nombreux avantages pour les professionnels de la prestation de service. Zen Pro +, en particulier, offre une suite d’outils intégrés qui peuvent transformer votre gestion de la facturation. Voici quelques-uns des principaux avantages.

Gain de temps et efficacité

Zen Pro + automatise la création, l’envoi et le suivi des factures électroniques. Cela réduit considérablement le temps passé sur des tâches administratives répétitives, permettant aux professionnels de se concentrer sur le développement de leur activité. 

Réduction des erreurs

Grâce à l’automatisation et à des modèles prédéfinis, Zen Pro + minimise les risques d’erreurs humaines telles que des calculs incorrects ou des informations manquantes. Une facturation précise est essentielle pour maintenir une bonne relation avec les clients et éviter les litiges.

Conformité légale

Zen Pro + est conçu pour être conforme aux réglementations fiscales en vigueur. Il inclut automatiquement les mentions légales obligatoires et applique les taux de TVA appropriés, assurant que vos factures de prestation de service respectent toujours les exigences légales.

Suivi simplifié des paiements

Le logiciel permet un suivi détaillé des paiements, en identifiant rapidement les factures en attente de règlement et en automatisant les relances pour les clients en retard. Cela améliore la gestion de la trésorerie et réduit les délais de paiement pour une meilleure comptabilité.

Accès à des rapports et analyses

Zen Pro + fournit des rapports et des analyses détaillés sur votre activité de facturation, vous offrant une meilleure visibilité sur les performances financières de votre entreprise. Ces insights peuvent aider à identifier les tendances, optimiser la gestion financière et planifier la croissance future.

Intégration avec d’autres outils

Zen Pro + s’intègre facilement avec d’autres systèmes comptables et outils de gestion, facilitant ainsi une gestion cohérente et fluide de toutes vos opérations financières. Cela réduit la duplication des données et améliore l’efficacité globale de votre gestion administrative.

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La facturation en prestation de service ne doit pas être une tâche compliquée. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant des outils adaptés, vous pouvez assurer une gestion efficace et conforme de vos factures. Découvrez dès aujourd’hui comment Zen Pro + peut transformer votre processus de facturation et optimiser la gestion de votre entreprise.