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Facture acquittée : définition et obligation

La facture acquittée est un document clé dans le cadre des transactions commerciales. Elle atteste que le paiement intégral d’une dette a été effectué par le client, ce qui en fait un élément de preuve essentiel, notamment en cas de litige. Ce guide détaillé vous explique tout ce que vous devez savoir sur la facture acquittée, ses mentions obligatoires, sa valeur juridique et son utilité dans la gestion de votre flux de trésorerie.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une définition pratique

Une facture acquittée est une facture classique à laquelle on a apposé la mention acquittée. Cette mention indique que la somme totale de la transaction a été payée par le client, que ce soit une entreprise ou un particulier. La réception du règlement est donc confirmée, qu’il s’agisse d’un virement bancaire, d’un paiement par carte, ou d’un autre moyen de paiement.

Elle inclut souvent des informations telles que la date du paiement, le mode de règlement, et parfois une signature pour authentifier le document, surtout si elle est envoyée sous format papier. La facture acquittée a donc une valeur probante, et peut servir à démontrer le règlement d’une dette, notamment dans le cadre d’un litige ou pour votre expert-comptable.

Valeur juridique de la facture acquittée

Sur le plan juridique, une facture acquittée est un document probant. En vertu de l’article 1353 du Code civil, celui qui se prétend libéré d’une dette doit en apporter la preuve. En cas de litige sur le règlement d’une créance, la facture acquittée peut servir de preuve du paiement. Bien que l’émission d’une facture acquittée ne soit pas obligatoire, elle permet de confirmer la réception du paiement et de clore la transaction sur le plan légal et comptable.

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Les mentions obligatoires d’une facture acquittée

Pour qu’une facture puisse être considérée comme acquittée, elle doit comporter certaines mentions spécifiques :

La mention claire “acquittée”
La date du paiement
Le montant payé
Le mode de paiement (virement, chèque, carte bancaire)
La référence du paiement (numéro et date)
Les coordonnées du fournisseur et du client
Si nécessaire, une signature pour les factures papier

Quand utiliser une facture acquittée ?

La facture acquittée n’est pas toujours nécessaire, mais elle s’avère très utile dans certaines situations.

Dans les transactions commerciales

Dans les transactions courantes, les entreprises peuvent établir une facture acquittée lorsqu’elles souhaitent garder une trace du règlement d’une dette. C’est une manière simple de gérer les transactions et de fournir une preuve en cas de litige. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des prestations de services régulières ou des ventes à fréquence élevée.

Dans les marchés publics

Dans le cadre des marchés publics, l’utilisation de la facture acquittée comme preuve de paiement est commune pour tous les comptables publics. Elle est nécessaire pour valider les transactions entre le pouvoir adjudicateur et les entrepreneurs titulaires de ces marchés. Les conditions générales de ces contrats incluent souvent l’obligation de fournir une facture acquittée.

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Comment utiliser une facture acquittée ?

Une fois que le paiement est reçu, le fournisseur peut émettre la facture acquittée en ajoutant les mentions obligatoires. Cela peut être fait par voie électronique ou papier. Dans certains cas, le client peut également demander à recevoir cette facture pour ses dossiers comptables.

Comment prouver un paiement sans facture acquittée ?

En l’absence de facture acquittée, plusieurs autres moyens peuvent être utilisés pour demander un justificatif de paiement :

Relevés bancaires : les relevés peuvent servir de preuve légale de paiement, indiquant le montant, la date et le bénéficiaire du paiement. Chaque paiement est consigné avec une référence du paiement, ce qui permet d’attester du règlement.
Reçus de paiement : un reçu signé par le client ou le fournisseur produit l’extinction d’une dette. Il atteste que le client a bien payé la somme due à une date précise.
Copie de virements bancaires ou de chèques : les talons de chèques ou les confirmations de virements électroniques constituent également des preuves valables.

Paiement en espèces : lorsque le client est payé en espèce, la facture acquittée sera nécessaire pour qu’un constat d’huissier de justice puisse prouver de manière irréfutable le paiement d’une créance.

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Pourquoi utiliser une facture acquittée ?

Les avantages d’une facture acquittée

Une facture acquittée permet de garantir la traçabilité des transactions et d’éviter les contestations liées aux paiements. Elle aide les entreprises à assurer une gestion commerciale efficace, à établir une transparence sur le suivi des documents financiers, et à éviter les litiges. La facture acquittée permet de prouver le règlement intégral d’une dette.

Est-ce une obligation ?

Faire une facture acquittée n’est pas obligatoire. Cependant, elle est souvent demandée lors des procédures de recouvrement, dans le cadre des marchés publics ou lors d’un audit mené par un commissaire aux comptes.

Comment récupérer le montant d’une facture non acquittée ?

Les impayés sont une réalité courante. Si un client ne paie pas une facture, plusieurs étapes peuvent être suivies pour récupérer le montant dû, notamment la mise en demeure et les actions judiciaires comme l’injonction de payer. En dernier recours, une procédure de recouvrement via une agence spécialisée peut être envisagée.

Relancer le client

La première étape consiste à relancer poliment le client par écrit, par téléphone ou par email. Il est recommandé d’envoyer un rappel de paiement contenant les informations suivantes :

Le numéro de la facture impayée
Le montant dû
La date d’échéance dépassée
Les coordonnées bancaires pour faciliter le règlement

Envoyer une mise en demeure

Si la relance reste sans réponse, la prochaine étape est la mise en demeure. Ce document formel demande au débiteur de régler la somme due sous un certain délai (généralement 15 jours). La mise en demeure doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception, et inclure :

Les informations sur la facture impayée
Le montant réclamé
Le délai pour régler avant que des poursuites ne soient entamées

Engager une procédure judiciaire

Si le client ne régularise toujours pas la situation après la mise en demeure, il est possible d’entamer une procédure judiciaire pour récupérer les sommes dues. Plusieurs options existent :

L’injonction de payer : une procédure simplifiée permettant d’obtenir rapidement un titre exécutoire. Si le juge accorde l’injonction, le débiteur sera contraint de payer la dette sous peine de saisie.
Le référé provision : une procédure rapide qui permet d’obtenir une avance sur la créance si la dette est indiscutable.
L’assignation en paiement : en dernier recours, une action en justice plus longue peut être engagée pour récupérer le montant dû.

Utiliser un service de recouvrement

Dans certains cas, faire appel à une agence de recouvrement spécialisée peut être une solution efficace pour gérer les créances impayées. Ces agences prennent en charge les démarches auprès des débiteurs en échange d’une commission. Elles peuvent jouer un rôle de médiateur ou, si nécessaire, entamer des poursuites judiciaires.

Comment bien gérer les factures, de la facturation au paiement ?

Une gestion efficace des factures commence par la capacité à émettre une facture rapidement et à en suivre le règlement. Utiliser un logiciel comme Zen Pro + permet de simplifier cette tâche, de l’émission des factures à la relance client en cas de retard, pour pouvoir vous concentrer sur le développement de votre activité de prestation de services ou de vente de biens.