Nos conseils pour réagir en cas de facture impayée

Lorsque vous dirigez une entreprise, les factures non réglées ont toujours un effet négatif sur votre activité. Afin d’éviter que votre trésorerie en souffre et que sans une réaction rapide, vous pourriez rencontrer des difficultés pour payer vos propres fournisseurs. Pour obtenir un paiement qui ne se fait pas spontanément de manière amiable, vous pouvez commencer par envoyer une relance pour facture impayée. Zen Pro + vous donne des conseils pour récupérer vos factures impayées dans notre guide :

Pourquoi rédiger une lettre de relance pour une facture impayée ?

La relance pour facture impayée est une méthode amiable et simple pour obtenir le recouvrement de créances, souvent un préalable indispensable avant d’envisager une action en justice par les entreprises.

Toujours opter pour une approche amiable afin de recouvrer vos factures est une règle d’or pour toute entreprise souhaitant assurer sa pérennité.

Voici les quatre raisons principales pour lesquelles la mise en place de relances pour factures impayées est essentielle :

1. Éviter un procès : la voie judiciaire présente de nombreux inconvénients. Bien qu’il soit possible, et parfois nécessaire, de saisir la justice pour recouvrer vos créances, l’approche amiable est de loin préférable. Les procédures judiciaires sont longues et coûteuses.
2. Éviter une condamnation : vous risquez non seulement de voir votre demande rejetée, mais aussi de subir une condamnation.
3. Préserver la relation client : intenter une action en justice contre un client peut briser la confiance et l’inciter à se tourner vers la concurrence.
4. Maintenir une bonne réputation : avec l’essor des réseaux sociaux, votre réputation en ligne peut rapidement être affectée. Une gestion amiable des impayés reflète votre professionnalisme et votre rigueur.

Rassurez-vous : il existe une solution intermédiaire entre l’inaction et l’assignation judiciaire. Mettre en place un système efficace de processus de relance pour facture impayée devrait devenir un automatisme dès qu’un certain délai s’est écoulé depuis l’échéance de la facture.

Non seulement cette pratique assure la pérennité de votre entreprise, mais elle démontre également votre sérieux et votre rigueur, ce qui rassure vos clients.

Quand utiliser la relance pour facture impayée ?

Il n’existe pas de délai fixe pour relancer une facture impayée. La première relance doit être envoyée dès que le délai de paiement convenu avec votre client est dépassé.

Selon la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), le délai de paiement est la période entre la livraison ou la facturation d’un bien ou d’un service et le règlement par le client.

Cette échéance est indiquée sur votre facture. Entre professionnels, à défaut de précision, le paiement doit être effectué au plus tard 30 jours après la réception de la marchandise ou la prestation de services.

Il est également possible de prévoir des dates de paiement différentes, telles que « à réception » de la facture ou d’autres délais convenus contractuellement, dans la limite de 60 jours à partir de la facturation, ou 45 jours fin de mois, si précisé dans le contrat.

Relance de facture : comment faire une relance de facture impayée ?

Première étape : contacter votre client

Si le règlement d’une facture n’est pas effectué dans les délais convenus, et en fonction de votre relation avec votre client, vous pouvez d’abord le contacter par téléphone pour lui indiquer que l’échéance de paiement est dépassée. Il est tout à fait possible que ce soit un simple oubli de votre client. Cependant, il est crucial de ne pas exercer de pression, telle que des menaces ou des appels répétés à des heures inappropriées. Vous devez rappeler de manière simple à votre client son obligation de paiement et chercher une solution amiable.

En cas de non-réponse ou d’absence de progrès, une lettre de relance est nécessaire.

Le conseil Zen Pro + :  dans la mesure du possible, pensez à faire signer une reconnaissance de dette dès qu’une somme vous est due. Il faut savoir que cela constitue une preuve importante en cas de litige ultérieur.

Deuxième étape : envoyer une lettre de relance pour facture impayée

Si malgré vos relances téléphoniques la facture demeure impayée, il est alors essentiel de faire et d’envoyer une première lettre de relance. Dans cette lettre de relance, vous rappellerez de manière simple à votre client que la dette est échue et qu’il y a un retard de paiement, en fournissant les références de la facture en un court résumé (date, montant, etc.). Assurez-vous que le ton de la lettre reste neutre, factuel et courtois, afin de maintenir une relation de confiance. Rappelez-vous que cela peut-être un oubli de votre client.

Il est important de comprendre qu’à ce stade, il s’agit simplement de faire un rappel comptable. Il est possible que le représentant de votre client, avec lequel vous avez l’habitude de traiter, ne soit pas au courant des retards de paiement dus à des problèmes techniques ou administratifs.

Il est recommandé d’envoyer cette lettre de relance par courrier recommandé avec demande d’avis de réception (ou en main propre contre décharge selon la situation). Cela vous permettra de prouver l’envoi de vos relances en cas de litige futur.

Le conseil Zen Pro + :  vous pouvez également envoyer votre impayée par email. Moins formel et plus rapide qu’un courrier recommandé, un mail de relance conserve une valeur légale et peut servir de preuve en cas de conflit ultérieur.

Comment formuler une lettre de relance pour facture impayée ?

Quels éléments doivent figurer dans une lettre de relance pour facture impayée ?

Votre lettre de relance doit être claire, simple et contenir plusieurs informations essentielles. Voici ce qu’elle devrait inclure :

• Votre entité d’entreprise (écrit ou représenté par un logo)
• Les coordonnées de votre client (nom, prénom ou nom de la société ainsi que ses coordonnées)
• Le numéro et la date de la facture (veillez à respecter le délai de prescription de la facture).
• Le montant de la facture, y compris les éventuelles pénalités de retard.
• La date d’échéance (assurez-vous que les délais de paiement de la facture ont été dépassés).
• Les produits ou services concernés par la facture.
• L’objet de la lettre : une demande de paiement immédiat.

Vous pouvez également inclure une copie des factures avec votre lettre de relance et y faire référence dans le texte de la lettre.

Si c’est votre premier envoi, votre objectif est d’obtenir le paiement des factures impayées tout en préservant vos relations commerciales. Par conséquent, veillez à formuler votre demande de manière modérée.

Lettre de relance : combien de relances pour facture impayée doivent être envoyées ?

Si votre première relance client ne donne aucun résultat, vous avez la possibilité d’envoyer une deuxième lettre de relance, voire une troisième lettre de relance pour rappeler que l’échéance de paiement est dépassée. Ces relances servent d’avertissement en précisant que des mesures judiciaires pourraient être envisagées.

Vous pouvez choisir d’envoyer seulement deux lettres de relance, en fonction de votre relation avec le client concerné. En effet, ces différentes étapes de stratégie de recouvrement amiable visent à maintenir une relation commerciale ou à ménager un client fidèle.

Il n’existe aucun délai légal entre deux relances pour facture impayée. Cette décision relève de votre propre gestion. Bien entendu, vous pouvez également choisir d’envoyer directement une mise en demeure si vous estimez que c’est approprié.

Recouvrement à l’amiable

Première lettre de relance pour facture impayée

Cette première lettre de relance :

• Rappelle au client que l’échéance de paiement est dépassée et que sa dette est échue ;
• Doit être accompagnée de la facture en pièce jointe.

Astuce : vous pouvez trouver un modèle de lettre de relance modifiable sur internet.

Voici un exemple de premier courrier de relance

Objet : facture en attente de règlement

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de la facture n° [numéro de la facture] datée du [date de la facture] d’un montant de [montant de la facture] euros. Hors celle-ci est arrivée à échéance depuis le [date d’échéance de la facture].

Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. C’est pourquoi, par la présente, nous vous prions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais, par retour de courrier.

Vous trouverez en copie un duplicata de la dite facture. En revanche, si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas en tenir compte.

En vous remerciant, par avance, de faire le nécessaire, nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Deuxième lettre de relance pour facture impayée

La deuxième lettre de relance :

• Demande une réponse suite à la première lettre ;
• Doit être accompagnée de la première lettre de relance ainsi que de la facture en pièces jointes.

Voici un modèle de deuxième lettre de relance

Objet : lettre de 2ème relance – facture n° (à mentionner)
Pièce jointe : lettre de 1re relance et copie de la facture

Madame, Monsieur,

Nous prenons en ce jour contact avec vous suite à notre premier courrier en date de JJ/MM/AAAA demeuré sans réponse. Sauf erreur de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de la facture n°…, d’un montant de … en date du … arrivée à échéance le … . Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement de cette facture dans les plus brefs délais.

Comme indiqué en objet, vous trouverez en pièce jointe, les éléments suivants : la copie de la facture ainsi que la lettre de 1re relance. Pour rappel, dans le précédent courrier/mail, nous vous avons informé des possibilités de mettre en place des pénalités de retard. Celles-ci s’appliqueront désormais à un taux de… par jour… jusqu’au règlement complet de la facture.

Veuillez ne pas tenir compte de ce courrier ou mail si vous avez payé le montant dû avant la réception de la présente lettre.

Nous vous remercions par avance de votre règlement. Nous vous envoyons nos salutations très sincères.

Troisième lettre de relance pour facture impayée

La troisième lettre de relance, en tant que dernier rappel de relance, adopte un ton plus ferme en raison du délai d’échéance largement du dépassé du non-paiement malgré les relances précédentes :

• Informe le client qu’en cas de non-paiement, des mesures judiciaires seront prises ;
• Doit être accompagnée des deux premières lettres de relance ainsi que de la facture en pièces jointes.

Voici un modèle de troisième lettre de relance

Objet : Relance n°3 – facture n° [   ]

P. J. : Duplicata de la facture n° [   ]

         Duplicata de la 1ère lettre de relance datée du [   ]

         Duplicata de la 2ème lettre de relance datée du [   ]

Madame, Monsieur, 

Par courrier en date du [   ], nous vous avions demandé de procéder au règlement de la facture n°[   ], datée du [   ], d’un montant de [   ].

Sauf erreur de notre part, nous sommes au regret de constater qu’à ce jour, aucun paiement ne nous a été adressé. Nous vous demandons donc de bien vouloir procéder au règlement de la facture mentionnée dans les plus brefs délais. 

À toutes fins utiles, nous joignons à ce courrier une photocopie de la facture, ainsi que de la première et deuxième lettre de relance qui vous a été adressée.

Si par ailleurs votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de ce courrier, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de cette dernière. 

Nous restons à votre disposition pour toute question. 

En vous remerciant par avance pour votre paiement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées. 

Vous pouvez avez besoin de modèles de lettre de relance ? N’hésitez pas à consulter internet, il existe plusieurs modèles modifiables qui vous feront gagner du temps !

Mise en demeure suite à une relance infructueuse pour facture impayée

La mise en demeure de payer est la conséquence naturelle d’une relance non concluante (ou recouvrement à l’amiable) pour une facture impayée, et elle entraîne des conséquences juridiques.

Pour être valide, la mise en demeure doit respecter certaines conditions de forme et contenir des mentions obligatoires. Sans cela, elle ne sera pas considérée comme valable.

Ce n’est qu’après l’envoi de la mise en demeure que vous pourrez envisager une action judiciaire pour une procédure de recouvrement de vos factures.

Recouvrement judiciaire suite à une relance infructueuse pour facture impayée

Alors que le recouvrement amiable vise simplement à inciter votre débiteur à payer, le prochain recours est le recouvrement judiciaire vous permettra de le contraindre à s’exécuter. Le recouvrement englobe toutes les démarches judiciaires permettant d’obtenir un titre exécutoire : un document qui autorise le créancier à contraindre légalement son débiteur à lui rembourser la somme due.

Une fois que le titre exécutoire a été signifié au débiteur, le créancier peut faire procéder à des saisies par huissier, c’est-à-dire saisir les biens du débiteur pour obtenir le paiement des factures.

Les trois principales procédures de recouvrement judiciaire sont : l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation en paiement.

Procédure d’injonction de payer

La procédure d’injonction de payer est largement adoptée par les entreprises en raison de sa simplicité, de sa rapidité et de son coût modéré. Elle se déroule en l’absence du débiteur, qui n’est pas convoqué au tribunal.

Utilisée pour les factures impayées, cette démarche vise à contraindre le débiteur à régler la dette en question. Elle convient particulièrement aux litiges de faible montant, lorsque le débiteur ne conteste pas la dette ou lorsque le litige ne présente pas de complexités particulières.

Il est essentiel de remplir correctement le formulaire Cerfa d’injonction de payer et de bien identifier le tribunal compétent pour votre litige.

La procédure d’injonction de payer est soumise à certaines conditions. Une fois la décision du juge rendue et une ordonnance d’injonction de payer obtenue, vous pourrez mettre en œuvre des saisies d’huissier, mesure plus contraignante à l’encontre de votre débiteur.

Référé provision

Le référé provision permet d’obtenir rapidement une partie des sommes réclamées ou à réclamer.

Si le débiteur (la partie adverse) persiste à ne pas honorer sa dette après l’ordonnance de référé provision, le créancier peut faire saisir les biens de son client par un huissier et se faire payer sur le prix de leur vente via la saisie-vente.

Cette procédure est conditionnée par le fait que la créance ne soit pas sérieusement contestable. Cela signifie que vous devez être en mesure de prouver que votre client (la partie adverse) vous doit bien la somme en question. Le référé provision est souvent utilisé lorsque le créancier souhaite agir rapidement et qu’il existe un risque d’appauvrissement du débiteur.

Assignation en paiement

L’assignation en paiement est le dernier recours débouchant sur un procès ordinaire (contradictoire), ce qui la rend plus longue et plus coûteuse. Elle peut intervenir après une procédure d’injonction de payer ou de référé provision.

Cette procédure est également plus onéreuse et est généralement utilisée par les entreprises lorsque ni l’injonction de payer ni le référé provision ne s’appliquent. Elle est moins adaptée à la vie des affaires que les procédures rapides, en particulier pour les petites entreprises dont la situation financière est fragile.

Les questions fréquentes – résumé

Quel est le délai légal pour réclamer le paiement d’une facture ?
Vous pouvez envoyer une relance pour facture impayée dès que le délai de paiement convenu est écoulé. Ce délai est spécifié dans le contrat avec le client, ou à défaut, dans vos conditions générales de vente ou sur la facture elle-même. Pensez à envoyer votre relance en lettre recommandée.

Comment relancer une facture impayée par e-mail ?
La relance par e-mail suit la même logique que par courrier postal. Vous pouvez soit joindre une lettre à votre e-mail, soit insérer votre relance directement dans le corps du message. Comme pour une lettre, veillez à indiquer l’objet de votre mail, la date et le numéro de la facture impayée, les produits ou services concernés, ainsi que votre demande de paiement. Envoyez l’e-mail avec une demande d’accusé de réception et conservez une trace de l’envoi et de sa réception par le client, au cas où vous auriez besoin de preuves ultérieurement.

Combien de lettres de relance pour facture impayée avant d’entamer des poursuites judiciaires ?
Il n’y a pas de nombre fixe de lettres de relance à envoyer tant que le client ne répond pas. Vous pouvez directement adresser une mise en demeure si nécessaire.

Vous êtes désormais mieux informé sur la relance pour facture impayée. En cas de procédure collective de votre débiteur, les démarches de recouvrement diffèrent. Il est notamment crucial de déclarer votre créance sans délai.

Pour plus de conseils pour votre entreprise, retrouvez l’intégralité des articles de blog de Zen Pro + et aux ressources : ici

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