Suivi de trésorerie : comment le mettre en place ?

Qu’est-ce que le suivi de trésorerie ?

Le suivi de trésorerie en entreprise consiste à surveiller de manière continue les entrées et sorties d’argent d’une entreprise. Concrètement, il s’agit de contrôler les encaissements (recettes) et les décaissements (dépenses) afin de s’assurer que l’entreprise dispose toujours d’un solde de compte bancaire positif. Cette différence permanente de trésorerie entre les dépenses et les recettes s’appelle le besoin en fonds de roulement (BFR). 

Ce suivi est essentiel pour garantir une bonne gestion financière, éviter les mauvaises surprises et anticiper les besoins de financement. En pratique, un bon suivi de la trésorerie permet de comprendre où en est l’entreprise à tout moment pour une prise de décision en temps réel et une gestion efficace des flux financiers.

Pourquoi le suivi de la trésorerie est indispensable pour votre entreprise

Une bonne gestion de la trésorerie est un levier clé pour la réussite de toute entreprise, peu importe sa taille. Cela permet de maintenir une stabilité financière et de faire face aux dépenses imprévues ou aux retards de paiement d’un client. Sans un suivi rigoureux, les entreprises risquent de se retrouver avec un solde de trésorerie négatif, ce qui peut entraîner des mauvaises surprises et compromettre leur pérennité.

Suivre sa trésorerie est donc indispensable pour éviter les tensions de trésorerie. Il permet également de mieux gérer les périodes de fluctuation d’activité, comme les pics de charges ou les moments de faible encaissement. C’est aussi un outil de décision pour savoir quand investir, recruter ou étendre son activité sans risque pour la santé financière de l’entreprise.

Les étapes pour mettre en place un suivi de trésorerie efficace

Mettre en place un suivi de trésorerie efficace ne se fait pas en un jour. Voici quelques étapes à suivre pour gérer votre trésorerie.

Étape 1 : Centraliser les informations financières

Commencez par regrouper toutes les informations liées à votre trésorerie d’entreprise, comme les paiements reçus, les factures fournisseurs, les charges fixes, et les encaissements prévus dans un plan de trésorerie. Ces données sont essentielles pour avoir une vision claire des flux financiers de votre entreprise.

Étape 2 : Mettre en place un tableau de suivi

L’utilisation d’un tableau de suivi, que ce soit sur Excel ou via des logiciels de trésorerie, pour suivre ses flux financiers est primordial. Ce tableau doit inclure les encaissements (clients, autres sources de revenus) et les décaissements (paiements de fournisseurs, charges récurrentes, frais divers). 

Pensez à mettre en place un suivi régulier par période (semaine, mois) pour mieux anticiper les fluctuations.

Étape 3 : Mettre à jour régulièrement vos données

Un plan de trésorerie n’est efficace que s’il est mis à jour régulièrement. Chaque semaine ou chaque mois, actualisez vos données financières en fonction des nouvelles informations (paiements reçus, factures réglées, etc.). Cela vous permettra de suivre l’évolution de votre budget de trésorerie en temps réel et d’anticiper les éventuels déficits ou surplus.

Les outils pour faciliter le suivi de la trésorerie

Il existe plusieurs outils qui peuvent vous aider à automatiser et simplifier le suivi de votre trésorerie. Vous pouvez choisir entre des solutions comme Excel ou un logiciel de trésorerie comme Zen Pro +. Chacun a ses avantages, mais l’important est de choisir celui qui correspond à vos besoins.

• Excel : simple, flexible et abordable, il permet de créer des tableaux de suivi personnalisés. Toutefois, cette solution peut devenir difficile à gérer à mesure que les flux financiers de l’entreprise se complexifient.
• Logiciels de trésorerie : ces outils permettent un suivi en temps réel de votre trésorerie et intègrent souvent des fonctionnalités comme les relances automatiques ou les prévisions de trésorerie. En plus d’être plus précis qu’Excel, ils sont idéaux pour éviter les erreurs humaines.

Gestion des flux financiers : encaissements et décaissements

La gestion des flux financiers se résume en grande partie à équilibrer les encaissements et les décaissements. Un excédent de trésorerie signifie que l’entreprise dispose de plus de liquidités qu’elle n’en dépense, tandis qu’un déficit indique que les décaissements dépassent les encaissements.

Une vision claire des flux financiers permet d’anticiper les moments critiques et d’agir en conséquence. Un tableau de trésorerie bien tenu peut vous aider à identifier rapidement le besoin de trésorerie et à prendre les mesures nécessaires (demande de financement, rééchelonnement des paiements, etc.).

Cas d’usage : Le suivi de trésorerie dans le secteur des services

Dans le secteur des services, où les activités sont souvent intangibles et les paiements peuvent dépendre de nombreux facteurs (délais de facturation, saisonnalité, etc.), un suivi rigoureux de la trésorerie est essentiel pour maintenir la viabilité de l’entreprise.

Prenons l’exemple d’une entreprise de services informatiques. Elle facture ses prestations à la fin de chaque mois, mais les clients peuvent parfois payer avec du retard. Grâce à un tableau de suivi de trésorerie, l’entreprise peut anticiper les moments où la trésorerie sera basse et planifier des actions comme la relance de client ou la négociation de délais de paiement avec ses fournisseurs. 

En ayant une vision claire des encaissements et des décaissements, elle peut également déterminer si elle a les moyens d’embaucher un nouveau collaborateur ou d’investir dans de nouveaux outils sans mettre en péril sa trésorerie.

Les erreurs à éviter lors du suivi de la trésorerie

Lors de la mise en place de votre suivi de trésorerie, certaines erreurs doivent être évitées :

• Ne pas tenir à jour régulièrement vos données : une mauvaise gestion des informations peut fausser vos prévisions et conduire à des décisions financières risquées.
• Oublier de prévoir les imprévus : il est essentiel d’anticiper les imprévus (frais non planifiés, retard de paiement) pour éviter des tensions de trésorerie.

En évitant ces erreurs courantes, vous pourrez mieux gérer vos finances et prendre des décisions plus éclairées pour le développement de votre entreprise.

Plan d’action en cas de problèmes de trésorerie

Même avec un suivi rigoureux, des tensions de trésorerie peuvent survenir. Il est alors recommandé de faire un plan d’action pour surmonter les difficultés rencontrées.

• Négocier avec les fournisseurs : si des retards de paiement clients vous affectent, discutez avec vos fournisseurs pour négocier des délais plus longs ou des conditions de paiement flexibles.
• Accélérer les encaissements : relancez vos clients pour qu’ils paient leurs factures en temps voulu. Vous pouvez aussi proposer des escomptes pour paiement anticipé.
• Réduire les dépenses non essentielles : analysez vos décaissements pour voir s’il est possible de différer ou d’annuler certaines dépenses.
• Recourir à des financements temporaires : si nécessaire, vous pouvez envisager des solutions de financement à court terme comme une ligne de crédit ou un découvert bancaire afin de couvrir vos besoins urgents.

Anticiper vos besoins de trésorerie grâce à un plan prévisionnel

Un plan de trésorerie prévisionnel est une autre étape importante pour anticiper les périodes de faiblesse de trésorerie. Ce plan permet de simuler vos flux de trésorerie futurs, en tenant compte de vos prévisions d’encaissements et de décaissements à venir.

Étape 1 : Projeter les encaissements

Il s’agit d’anticiper tous les paiements à venir de vos clients ainsi que les autres recettes attendues pour les prochains mois.

Étape 2 : Projeter les décaissements

Listez le montant de toutes les charges fixes et variables que vous devrez régler (factures fournisseurs, salaires, taxes, charges sociales, etc.). Prenez également en compte les dépenses exceptionnelles prévues.

Étape 3 : Ajuster en fonction de la réalité

Ajustez vos prévisions au fur et à mesure en fonction des données réelles (retard de paiement, nouvelle commande, etc.) pour éviter les mauvaises surprises.

Les fonctionnalités de Zen Pro + pour un suivi de trésorerie optimal

Zen Pro + est un logiciel de gestion spécialisé qui propose des fonctionnalités robustes et intuitives pour simplifier le suivi de trésorerie de manière efficace, en répondant aux besoins spécifiques des entreprises de toutes tailles (TPE et PME, grandes entreprises…). Voici comment Zen Pro + vous aide à gérer et anticiper vos flux financiers avec fluidité.

Gestion centralisée des devis et factures

Zen Pro + facilite la création, l’envoi et le suivi des devis et factures. Vous pouvez suivre en temps réel les paiements reçus et ceux en attente, permettant ainsi de maintenir un contrôle rigoureux sur les encaissements et d’éviter les retards de paiement, souvent à l’origine des tensions de trésorerie. Les fonctionnalités de relance automatique vous garantissent de ne manquer aucune facture impayée​.

Tableau de bord en temps réel

Le tableau de bord personnalisé de Zen Pro + vous offre une vision claire de votre activité, incluant les encaissements à venir, les factures à relancer et les dépenses à prévoir. Grâce à cette vue d’ensemble, vous pouvez anticiper les fluctuations de votre trésorerie, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées​.

Comptabilité simplifiée et exports automatiques

Le module de comptabilité intégré vous permet d’exporter rapidement vos données comptables (TVA, journal des ventes, etc.) afin de suivre votre trésorerie de manière détaillée. Ces exports peuvent être directement partagés avec votre expert comptable, vous évitant les complications liées aux erreurs manuelles et assurant un suivi précis de votre trésorerie​.

Planification et interventions

Pour les entreprises avec des services réguliers, Zen Pro + propose un module de planning des interventions. Il permet de suivre les interventions réalisées, les encaissements qui en découlent et les paiements à venir. Cela permet d’optimiser votre gestion de trésorerie en prévoyant les flux financiers liés à votre activité​.

Relances automatiques et services complémentaires

Avec Zen Pro +, vous pouvez automatiser la relance des impayés et la signature électronique des devis. Ces services complémentaires permettent d’assurer des paiements plus rapides et de maintenir un flux de trésorerie constant, sans avoir à surveiller manuellement chaque échéance​.

En combinant ces outils intuitifs, Zen Pro + optimise votre gestion de la trésorerie, vous permettant de suivre chaque mouvement financier, d’anticiper les besoins futurs et de maintenir un contrôle rigoureux sur votre situation financière.

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