Gestions des interventions : nos conseils pour l’optimiser

A la suite de cet article Zen Pro + vous explique tout sur la gestion des interventions et vous donne tous les conseils nécessaires pour l’optimiser facilement et rapidement au sein de votre entreprise/vos entreprises.

Qu’est-ce que la gestion des interventions ?

La gestion des interventions est un ensemble de processus qui permet d’organiser de A à Z une intervention dans le but de gagner en efficacité, performance et productivité. L’objectif de la gestion des interventions est de planifier étape par étape l’intervention en prenant en compte par exemple :

• La liste et le planning du matériel nécessaire à l’intervention ;
• La liste et le planning des ressources humaines nécessaires à l’intervention ;
• En cas de plusieurs interventions dans la même journée, la gestion des interventions doit prendre en compte la localisation géographique pour optimiser le temps de trajet ;
• La création des rapports d’intervention à double objectif : la satisfaction client et répondre à un objectif interne qui permet de déclencher la facturation d’une intervention effectivement terminée.

Comment optimiser la gestion d’intervention ?

Zen Pro + vous donne toutes les astuces nécessaires pour gérer de manière efficace vos interventions. Parmi ces conseils figurent :

• La création d’un planning d’intervention ;
• La création d’une fiche d’intervention/bon de passage ;
• La création d’un bon d’intervention/rapport d’intervention.

Comment créer un planning d’intervention ?

Le planning des interventions terrain représente une véritable mine d’or lorsqu’il est fait et ce, quel que soit votre secteur d’activité mais également quel que soit le nombre de collaborateurs au sein de votre entreprise.

L’optimisation des tournées d’intervention doit être considérée notamment en prenant en compte plusieurs facteurs :

• La zone géographique : un bon planning d’intervention tient compte du nombre de kilomètres à effectuer entre chaque lieu d’intervention afin de pouvoir optimiser la planification des interventions en fonction des temps de trajet et ainsi réduire les coûts liés aux déplacements ;
• Le type d’intervention : lors de l’élaboration de votre planning, pensez à prendre en compte :
  • La disponibilité du matériel car certaine intervention requiert du matériel spécifique ;
  • La disponibilité de vos collaborateurs notamment si une intervention requiert des compétences spécifiques.

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Comment remplir un bon de passage ?

Pour optimiser la gestion de vos interventions, il peut être intéressant de remplir un bon de passage. Un bon de passage est un document à destination de l’équipe intervenante permettant de préparer l’intervention. En général, le bon de passage contient :

• Les coordonnées du client : nom, numéro de téléphone, adresse d’intervention,
• Le responsable de l’intervention et l’équipe intervenante,
• Le déroulement des opérations, c’est-à-dire le détail des prestations à réaliser,
• Le matériel/les équipements à choisir pour assurer la bonne réalisation de l’intervention.

En indiquant sur le bon de passage toutes les informations nécessaires, ce document peut véritablement vous aider à améliorer la gestion de vos plannings d’intervention et dans le suivi de chantier de manière globale.

Comment remplir un bon d’intervention/rapport d’intervention ?

Les bons d’intervention également appelés rapports d’interventions sont un document à destination du client permettant de certifier la bonne réalisation de l’intervention. Généralement, le rapport d’intervention comporte les informations suivantes :

• Les coordonnées du client : nom, numéro de téléphone, adresse d’intervention,
• Le responsable de l’intervention et l’équipe intervenante,
• Le détail des prestations réalisées,
• Des photos avant/après l’intervention,
• L’état des stocks du matériel apporté afin d’assurer un suivi et la gestion des stocks en interne,
• La signature du client qui atteste de la bonne réalisation de l’intervention.

Vous l’aurez compris, le bon d’intervention est un document positif pour la relation client qui prouve la qualité de service et il est également utile pour les besoins de vos équipes en interne car il favorise la remontée d’informations (gestion des stocks, déclenchement de la facturation, gestion du temps de travail des collaborateurs…).

Le bon d’intervention représente également une sécurité pour votre entreprise car il atteste de la bonne réalisation de votre intervention en cas de litige avec des clients.

Mettre en place des bons de passage et des bons d’intervention font partie des bonnes pratiques pour un processus de gestion des plannings efficace ! Ces documents intégrés à vos logiciels de gestion vous permettront de mieux gérer, entre autres, vos plannings au quotidien.

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