Comment créer un planning d’équipe efficace ? 

Dans cet article, découvrons ensemble comment créer et optimiser au mieux la gestion de votre planning de travail et d’équipe. La planification est un enjeu crucial pour garantir une productivité durable et une collaboration harmonieuse au sein de votre entreprise. Aujourd’hui, de nombreux outils et logiciels de gestion existent pour vous aider à automatiser la planification des tâches et à optimiser les ressources de manière simple. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir l’outil et le type de planning le plus adapté à votre activité. 

Pourquoi le planning équipe est important ? 

En tant qu’entreprise, il est important de mettre en place un planning d’équipe pour garantir le bon déroulement des projets et des interventions prévues chez vos clients. Placer la bonne personne au bon endroit, avec le matériel adéquat, est indispensable pour assurer un service de qualité et préserver la satisfaction client. La planification est un enjeu stratégique pour l’entreprise qui, si elle est bien gérée, permet d’atteindre des objectifs de rentabilité tout en respectant les délais fixés et les besoins spécifiques des collaborateurs. 

Quels sont les avantages d’un bon planning d’équipe ? 

Avoir un planning d’équipe clair, structuré et complet présente de nombreux avantages. Vos équipes connaissent les tâches à accomplir et peuvent avancer rapidement. Les questions liées à l’organisation ne se posent plus, ce qui améliore le travail d’équipe, la communication et la cohésion. Vos collaborateurs partent sereinement en intervention avec le bon matériel chez le bon client grâce à un système optimal d’allocation des ressources humaines et matérielles. La productivité est préservée, permettant de remplir les objectifs dans les délais fixés. 

Les incontournables d’un bon planning d’équipe 

Gérer un planning d’équipe demande plusieurs paramètres pour être performant et vous aider à organiser votre activité professionnelle sans perdre de temps. Voici les éléments clés pour un planning efficace : 

• Gestion des ressources humaines : il est essentiel d’avoir des informations sur les disponibilités et absences de chacun de vos collaborateurs pour réussir la planification et l’attribution des tâches. Cela permet de faire travailler les bonnes personnes sur les bons projets selon les délais à respecter et leurs compétences. 

• Écoute des besoins : pour une mise en place efficace de votre planning, organisez des réunions pour échanger avec les membres de votre équipe. Cela vous permettra de planifier en fonction de vos objectifs et des besoins de tout le monde. Impliquer l’équipe dans la création du planning renforcera leur motivation et leur engagement. Ils se sentiront écoutés et pris en compte dans le processus de décision. 

• Agilité et flexibilité : l’utilisation d’un outil regroupant toutes les fonctionnalités nécessaires à l’organisation et à la gestion des plannings est l’une des meilleures choses à envisager. Optez pour un outil agile et flexible basé sur l’automatisation pour planifier et gérer facilement les mises à jour de dernière minute. Choisissez également un logiciel capable d’informer en temps réel vos collaborateurs des modifications de planning grâce à un système de notifications. 

Mettre en place un planning d’équipe et de travail 

Dans un premier temps, nous vous conseillons de choisir l’outil qui va répondre à votre besoin de gestion des emplois du temps mais aussi de gestion RH. Pour ce faire posez-vous les questions suivantes : 

Qu’ai-je besoin de savoir sur mes collaborateurs ? 

Vous aurez surement besoin de connaître les congés de votre équipe. Vous pouvez donc déjà vous faire aider par votre logiciel de gestion des congés pour récupérer ces informations. Le type de contrat de vos employés est également à prendre en compte pour une bonne gestion des plannings : un salarié à temps partiel aura moins de disponibilités qu’un salarié à temps plein qui travaille du lundi au vendredi par exemple. Il peut aussi être utile pour vous de récupérer des informations sur les heures de travail si votre entreprise pratique la flexibilité afin de garantir une activité constante au sein de votre structure. 

Le planning répondra à quels objectifs ? 

En effet, il existe différents types de planning. 

Le planning d’équipe 

Un planning de gestion des équipes permet d’organiser les interventions, les rendez-vous ou les chantiers de vos collaborateurs. Il permet d’allouer facilement les ressources humaines et matérielles nécessaires au bon déroulement de ces évènements. C’est un planning complet de suivi de présence. La mise à jour se fait en temps réel selon les horaires de travail, les vacances, les réunions ou encore les rendez-vous de chacun. Il permet de gagner un temps considérable dans l’organisation du travail au quotidien et d’améliorer la productivité. 

Vous pouvez également laisser vos collaborateurs le remplir directement en fonction de leurs disponibilités. Cela les encouragera à se responsabiliser et à organiser leur journée comme ils le souhaitent. C’est un excellent moyen pour favoriser le bien-être collaborateur et respecter leur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. 

Le planning de travail 

Un planning de travail quant à lui est tout aussi important et a pour objectif d’organiser les ressources et prioriser les tâches à accomplir à court ou moyen terme. En tant que manager, vous devez donc déterminer les projets à venir tout en tenant compte des emplois du temps de toute l’équipe. En effet, vous devez veiller à un respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle de vos collaborateurs dans l’établissement des plannings de travail. Les horaires doivent entrer dans le cadre de la convention collective et les tâches être réparties le mieux possible afin de proposer un environnement de travail sain à vos employés. 

Un planning de travail vous aide aussi à déterminer puis attribuer les missions en fonction du savoir-faire de vos collaborateurs. Vous pouvez également y ajouter les autres paramètres de projet pour une meilleure prise en compte de la tâche à réaliser. Centraliser cela dans un seul et même outil de planification vous permettra d’avoir une meilleure visibilité et de suivre l’avancement du projet. Mettre en place un planning de suivi va améliorer la qualité du travail tout en favorisant la collaboration. Il est un outil de communication excellent et permet également d’accroître la performance des équipes qui se sentiront impliqués. 

Comment je souhaite communiquer avec mon équipe ? 

Réaliser un planning d’équipe demande en amont de la communication et de l’écoute. Nous vous conseillons donc d’organiser des réunions pour discuter des outils de communication à mettre en place afin d’alerter les équipes en cas de changement ou modification de planning. Pour vous faciliter la tâche, il peut être intéressant de passer par des systèmes d’automatisations permettant de prévenir vos collaborateurs de tout changement. Cela permettra de réduire le stress et préserver les relations professionnelles. Le bien-être des collaborateurs n’en sera que meilleur et favorisera leur performance. 

Choisir son logiciel de planification 

Organiser un planning de travail ou d’équipe avec Excel peut être une bonne idée pour démarrer mais vous risquez d’être vite limité en termes de fonctionnalités.  

Nous vous conseillons donc de plutôt partir sur de l’automatisation grâce à des logiciels de planning en ligne afin de vous faciliter la vie. Cette solution vous permettra de réduire le risque d’erreur et de répartir la charge de travail entre vos salariés. 

Grâce à ces logiciels tout-en-un, optimisez les ressources et attribuez les tâches facilement. Vous pouvez y ajouter la durée d’exécution des missions pour faciliter l’organisation et la gestion de projet. Certains logiciels vous proposent également différents types de planning comme : 

• Le calendrier classique avec des listes de tâches ; 
• Le diagramme de Gantt qui affiche les points clés d’un projet et les différentes tâches à réaliser en parallèle ; 
• La table Kanban pour suivre les étapes d’un projet et son avancé, présentée par colonne. 
• La planification couplée à des tableaux de bord de gestion de projet est idéal pour une organisation et un travail collaboratif efficaces.  

Optez pour le logiciel Zen Pro +, le logiciel pro qui vous rend plus zen ! 

Vous êtes à la recherche d’un logiciel tout-en-un de facturation et de planification ? Nous vous invitons à découvrir Zen Pro + ! Grâce à cet outil de gestion administrative, adieu le fichier Excel. Il sera votre partenaire du quotidien et vous apportera sérénité et assistance dans tout le pilotage de votre activité.  

• Réalisez vos devis et factures en quelques clics, planifiez vos réunions, programmez vos chantiers, éditez les bons de passage, etc., autant de fonctionnalités pour vous permettre de gagner du temps et vous concentrer sur votre cœur de métier. 
• A travers son interface intuitive et adaptée à vos besoins de professionnels, réalisez la planification en ligne en tenant compte du type de rendez-vous et de son degré de priorité. Gagnez du temps et organisez facilement votre emploi du temps et celui de votre équipe : 
• Ajoutez un nouvel événement tels que des rappels, rendez-vous ou des interventions ; 
• Attribuez les interventions ou prestations de services à l’un de vos collaborateurs ; 
• Visualisez votre planning en plusieurs modes d’affichage (vue hebdomadaire ou mensuelle) ; 
• Filtrez par membre de l’équipe, par type d’événement, par priorité, etc.  

Zen Pro + est votre allié du quotidien dans la gestion du planning et l’optimisation des ressources. Ainsi, vos collaborateurs bénéficient en temps réel du planning du personnel et peuvent gérer facilement le flux de travail, les interventions et les rendez-vous. Les responsabilités de chacun sont déterminées en amont et en fonction des besoins. Chaque salarié peut également mettre à jour le planning si ses droits d’accès ont été ouverts sur l’espace utilisateur. En effet, profitez également de la fonctionnalité multi-accès et partager la gestion de votre compte Zen Pro + avec vos collaborateurs de confiance.   

Zen Pro +, c’est aussi pouvoir piloter de manière efficace les différents indicateurs de performance de votre entreprise. Grâce à un tableau de bord ergonomique^*, ayez une vue d’ensemble sur l’évolution de votre chiffre d’affaires à travers nos nombreux graphiques de suivi comptable disponibles. Ces informations peuvent vous aider dans la prise de décision et la mise en place de plans d’actions. Identifiez également en un coup d’œil vos meilleurs clients pour démarrer des actions de fidélisation. 

Avec Zen Pro +, soyez sereins  ! Optimisez la gestion de votre entreprise au quotidien.  

^*accessible uniquement pour les comptes administrateurs dans le cadre de la protection des données.