Facturer avec Excel ou Word : est-ce autorisé ?
Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises et d'indépendants utilisent Excel ou Word pour la création de leurs factures. Cependant, cette pratique, bien qu'apparemment simple et économique, pourrait n'est pas conforme aux règlementations en vigueur.
Depuis janvier 2018, la législation française impose aux entreprises de se conformer à des normes strictes en matière de facturation pour lutter contre la fraude à la TVA. Cela a soulevé une question cruciale : est-il toujours permis d’utiliser ces outils pour la facturation ? Cet article vous guidera à travers les risques potentiels et les alternatives légales pour une gestion efficace de votre facturation électronique.
Quels sont les risques de facturer avec Word ou Excel ?
Sécurité et conformité
L’utilisation d’Excel et de Word pour la facturation présente des risques significatifs en termes de sécurité et de conformité. Ces programmes ne sont pas conçus pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données, surtout si le fichier est partagé ou accessible sur des réseaux non sécurisés.
De plus, ils ne permettent pas toujours un archivage fiable ou une traçabilité adéquate des modifications apportées aux documents. Par exemple, il est facile de modifier une facture sans laisser de trace, ce qui pourrait encourager ou faciliter les fraudes fiscales.
Risques légaux
En France, depuis la mise en place de la loi anti-fraude à la TVA, le 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA doit utiliser un logiciel ou un système de caisse certifié, afin de lutter contre la fraude fiscale.
En effet, l’article 286 bis du code général des impôts stipule que le logiciel ou le système de caisse utilisé par l’entreprise doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage de chaque facture dans des conditions de nature à assurer l’intégrité des données.
Bien que cette loi cible principalement les logiciels de caisse, elle souligne l’importance de la conformité des systèmes utilisés pour la gestion des transactions, y compris les factures. L’utilisation d’Excel ou Word pourrait donc exposer votre entreprise à des sanctions lors d’un contrôle fiscal.
Gestion inefficace
Les logiciels de traitement de texte ou de tableur manquent de fonctionnalités dédiées à la gestion commerciale efficace. Qui n’a jamais reçu une facture électronique avec des informations clients ou des articles ou prestations erronées ?
Avec Excel, la traçabilité des numéros de factures, le calcul automatique de la TVA, l’archivage sécurisé des données, le suivi des paiements ou encore la relance des clients en cas de retard ne sont pas automatiquement synchronisés. Utiliser Excel comme système de facturation ne permet pas non plus une collaboration efficace entre les différents départements d’une entreprise.
Ces limitations peuvent conduire à des erreurs manuelles et une perte de temps considérable, mais aussi à des problèmes de trésorerie ou de conformité lors de cas de contrôle fiscal. Ainsi, faire une facture sur Excel engendre plusieurs difficultés qui peuvent coûter cher sur le long terme.
Alternatives légales : logiciel de facturation électronique
Pour être en conformité avec la législation, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est recommandée. Ce type de logiciel est conçu pour respecter toutes les exigences légales et offre des fonctionnalités avancées qui facilitent la gestion des factures et la comptabilité.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation spécifique ?
Conformité automatique
Un logiciel de facturation assure que chaque facture en ligne répond aux dernières réglementations fiscales. Ces systèmes permettent de créer des factures conformes aux mentions légales obligatoires, incluant les numéros de factures séquentiels et la TVA.
Au-delà de la facturation en ligne, ce type de logiciel permet d’assurer un archivage des données fiable et conforme aux normes, garantissant l’accès à l’historique complet en cas de besoin.
Efficacité et fonctionnalités avancées
Un logiciel de gestion des factures offre des fonctionnalités avancées, comme une gestion automatique de la TVA, l’émission de factures récurrentes ou l’automatisation des relances auprès des clients, contrairement à la facturation sur Excel.
Ils peuvent également être intégrés à d’autres systèmes de gestion (comptabilité, gestion des stocks), et offrent souvent des tableaux de bord pour un suivi en temps réel de la trésorerie et des créances.
L’importance de choisir le bon logiciel
Choisir un logiciel de facturation adapté est crucial pour les entreprises de toutes tailles. Il est essentiel de sélectionner un système qui non seulement respecte les directives légales mais qui s’adapte aussi aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Sur Zen Pro +, vous bénéficiez d’un outil de facturation électronique, conçu pour répondre aux exigences légales et simplifier les processus administratifs. Ce logiciel permet non seulement de créer des devis et factures, mais aussi de gérer facilement votre comptabilité en intégrant automatiquement les mentions obligatoires et en calculant la TVA.
Il améliore significativement l’efficacité de votre processus grâce à des outils automatisés qui réduisent le risque d’erreurs et offrent une meilleure analyse des données financières, facilitant la prise de décision stratégique au sein de l’entreprise.
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FAQ
Est-il possible de créer une facture avec Excel ou Word en 2024 ?
En soi, vous avez le droit de réaliser une facture sur Excel ou Word en 2024, mais la loi anti-fraude TVA de 2018 interdit l’utilisation d’un logiciel de tableur ou de traitement de texte pour l’émission de factures légales pour les assujettis à la TVA. En effet, cette manière de faire une facture permettrait de frauder facilement. Il est alors obligatoire d’adopter un logiciel sécurisé et certifié pour la facturation afin de répondre aux exigences légales.
Quelles fonctionnalités un logiciel de facturation doit-il avoir pour être conforme ?
Un logiciel de facturation conforme doit permettre l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation, et l’archivage des factures. Il doit également offrir la possibilité de produire des rapports détaillés pour faciliter les audits.
Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité ?
Les entreprises risquent des amendes significatives et des redressements fiscaux en cas d’utilisation de logiciels non conformes pour leur comptabilité et facturation.